Supongamos que tiene que compartir los datos de Smartsheet con un grupo grande de personas, pero no quiere compartir la hoja. En su lugar, puede ejecutar informes adaptados a los datos que desea compartir y, a continuación, compartir o publicar dichos informes. Aquellos que ven sus informes ven sólo lo que usted especifica y no pueden modificar ninguno de los datos dentro de su hoja.
Como ejemplo, ejecutemos un informe para las tareas que ha asignado a un determinado miembro del equipo de proyecto. Siga estos pasos para crear el informe:
Haz clic en el botón ¿Dónde? En el cuadro de diálogo, seleccione la(s) hoja(s) o el(los) espacio(s) de trabajo de los que desea extraer los datos. Puede elegir varias hojas y espacios de trabajo.
Haz clic en el botón ¿Quién? En el cuadro de diálogo, haga clic en Asignado a. También puede Elegir Modificado o Creado por.
En el cuadro de diálogo Paso 2 de 2 que aparece, seleccione el miembro del equipo para el que desea ejecutar el informe. Puede agregar varios miembros del equipo haciendo clic de nuevo en el botón ¿Quién?
Haga clic en el botón ¿Qué? En la ventana de diálogo, seleccione la columna de datos en la que desea basar su informe. Dado que este ejemplo muestra las tareas que un miembro del equipo les ha asignado, seleccione Nombre de tarea, que es la columna principal.
Aparece un cuadro de diálogo Paso 2 de 2 que le pide que defina con más detalle los criterios para lo que aparece en el informe. Por ejemplo, puede especificar nombres de tareas que contengan una palabra determinada. Para incluir todas las tareas, deje esto como está.
Haga clic en el botón ¿Cuándo? En la ventana de diálogo, seleccione la fecha con la que desea ejecutar el informe, como la fecha de inicio o la fecha final.
En el cuadro de diálogo Paso 2 de 2, refine sus criterios para los datos. Por ejemplo, si desea listar tareas para el mes siguiente, seleccione «es entre» e indique las fechas de inicio y fin del mes.
Haga clic en el botón Columnas para seleccionar las columnas de la hoja que desea incluir en el informe.
Haga clic en Ejecutar para crear su informe. Su informe puede parecerse a la Figura 2.Figura 2: Un informe terminado.
Puede utilizar los operadores «y/o» para determinar si todos los criterios deben cumplirse o no. «Y» requiere todos los criterios que usted especificó; «O» significa que sólo uno de los criterios enumerados debe cumplirse.
