Cómo enviar una solicitud de actualización en Smartsheet

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Por James T. Cains

Parte de la gestión de un proyecto en Smartsheet es conseguir que sus colaboradores pongan al día al equipo sobre su progreso. Sólo el propietario y los colaboradores con acceso de administrador o editor a una hoja pueden enviar solicitudes de actualización. Pero puede enviar solicitudes de actualización a cualquiera; el destinatario de la solicitud no necesita tener acceso a la hoja en sí. Esto es útil si necesita actualizaciones de proveedores externos u otros que no son necesariamente parte de su equipo de proyecto interno.

Envío de una solicitud de actualización para una línea

Se pueden enviar solicitudes de actualización a nivel de línea o de tarea. Sólo tiene que seguir estos pasos:

  1. Inicie sesión en Smartsheet y abra la hoja que desea actualizar.
  2. Resalte la línea para la que desea solicitar una actualización. Puede resaltar varias filas utilizando la tecla Mayúsculas o Ctrl (o la tecla Comando en un Mac).
  3. Haga clic en la flecha hacia abajo en la segunda columna de la línea y seleccione Enviar solicitud de actualización. Aparece el cuadro de diálogo Enviar solicitud de actualización (ver Figura 1).
  4. En el campo Para, escriba la(s) dirección(es) de correo electrónico de aquellas personas a las que solicita una actualización. También puede seleccionar personas de su lista de contactos de Smartsheet haciendo clic en el botón a la derecha del campo Para. Separe varias direcciones de correo electrónico con punto y coma.
  5. En los campos Asunto y Mensajes, escriba lo que desea decir al destinatario.
  6. Si tiene a alguien a quien necesita solicitar actualizaciones continuamente, haga clic en Programar junto a Entrega para configurar solicitudes diarias, semanales o mensuales.
  7. Para ser copiado en la solicitud usted mismo, marque la casilla Cc me.
  8. Haga clic en Enviar.

Su solicitud de actualización se envía a su(s) destinatario(s), que deberá(n) hacer clic en el botón Actualizar filas en el correo electrónico que recibe. El navegador del destinatario muestra una versión reducida de la interfaz de Smartsheet con sólo las filas que envió visibles. El destinatario puede editar cualquier fila desbloqueada y, cuando haya terminado, hacer clic en Enviar cambios para devolver los cambios a la hoja. Necesita refrescar la hoja para ver los cambios enviados.

Figura 1: Envío de una solicitud de actualización.

Fuente: smartsheet.com

Las solicitudes de actualización proporcionan acceso único a la información especificada en la hoja. Después de que el destinatario haga clic en Enviar cambios, el acceso caduca.

Si cambia de opinión y desea que la solicitud de actualización pertenezca a toda la hoja en lugar de a la fila especificada, busque junto a Hojas/Líneas en el cuadro de diálogo Enviar solicitud de actualización. Esto le indica que está enviando la solicitud para la línea seleccionada. Haga clic en el enlace Fila seleccionada, elija Toda la hoja y haga clic en Aceptar. Su solicitud ya no se adjuntará a la fila. Desafortunadamente, esto no funciona a la inversa; para cambiar la solicitud de la hoja ntire a una fila seleccionada, tiene que cancelar el cuadro de diálogo Enviar solicitud de actualización y seguir los pasos anteriores.

Envío de una solicitud de actualización para una hoja entera

No es necesario especificar una fila para enviar una solicitud de actualización. Si tiene que realizar una solicitud de actualización no específica de tarea, puede hacer clic en la ficha Solicitudes de actualización en la parte inferior de la hoja. Al hacerlo, se abre el mismo cuadro de diálogo Enviar solicitud de actualización que en el paso 3 anterior. Sólo tiene que seguir el resto de los pasos anteriores para completar la solicitud de actualización.

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