Cómo exportar hojas inteligentes e informes

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Por James T. Cains

En Smartsheet, tiene varias opciones para exportar sus hojas e informes. Puede exportar cualquier hoja o informe a Microsoft Excel, Google Sheets o PDF, y puede exportar hojas de proyecto a Microsoft Project. Sin embargo, debe tener en cuenta algunas advertencias para la exportación. Las siguientes secciones le muestran cómo exportar a cada formato y lo que necesita saber cuando lo haga.

Los archivos adjuntos no se exportarán junto con la hoja. Necesita solicitar una copia de seguridad de la hoja para que se incluya. Sin embargo, las discusiones se exportan, aunque aparecerán de forma diferente en la exportación.

Exportación a Microsoft Project

Es mejor exportar hojas de proyecto a Microsoft Project, especialmente si incluyen gráficos de Gantt. Si intenta exportar hojas de proyecto con diagramas de Gantt a Microsoft Excel o Google Sheets, sólo obtendrá la lista de tareas porque esas aplicaciones no soportan los diagramas de Gantt.

Para exportar a Microsoft Project, siga estos pasos:

  1. En Smartsheet, vea la hoja de proyecto que desea exportar.
  2. Haga clic en el botón Acciones de hoja en la parte superior izquierda de la caja de herramientas a la izquierda y seleccione Exportar.
  3. Seleccione Exportar a MS Project (XML).
  4. Se le preguntará si desea abrir el documento o guardar el archivo. Seleccione Guardar archivo y haga clic en Aceptar.

La hoja se graba como un fichero XML, que se puede importar a Microsoft Project.

Exportación a Microsoft Excel y Google Sheets

Para exportar a Excel, siga los mismos pasos que antes, pero seleccione Exportar a Excel en el paso 3. Se le pedirá que abra el archivo en Excel o que lo guarde.

Para exportar a hojas, siga los mismos pasos, pero seleccione Exportar a hoja de cálculo de Google. Se abrirá una nueva ventana del navegador en la que se le pedirá que acceda a su cuenta de Google. Debe permitir que Smartsheet acceda a su cuenta de Google haciendo clic en el botón Aceptar de la pantalla «Smartsheet would like to». A continuación, aparece un cuadro de diálogo que indica que la exportación se ha realizado correctamente. Haga clic en el botón Abrir en Google Drive para ver la hoja.

Aquí hay algunas cosas que usted necesita saber acerca de la exportación a Excel y Hojas:

  • Excel y Hojas no soportan columnas que tengan listas desplegables, listas de contactos, casillas de verificación, etc. Al exportar, sólo se conservan los valores seleccionados actualmente en la hoja.
  • Las discusiones en la hoja aparecen en una pestaña separada en la hoja de cálculo exportada en Excel.
  • Las fórmulas no se conservan en la exportación debido a la diferencia de sintaxis entre los programas. En su lugar, se obtienen los valores reales que están en las celdas. Debe recrear cualquier fórmula, utilizando la sintaxis de la fórmula de Excel o de Sheet.

Exportar a PDF

La exportación a PDF es un poco diferente a la exportación a Excel u Hojas. Es más como imprimir la hoja. Siga los pasos anteriores, pero seleccione Exportar a PDF en el paso 3, que muestra el cuadro de diálogo Configuración de PDF (consulte la Figura 1). Aquí están tus opciones:

  • Selección: Si no resalta ninguna fila en la hoja, se seleccionará Toda la hoja. Para exportar sólo determinadas filas, debe hacer clic en Cancelar y resaltar las filas que desea exportar y, a continuación, volver a seleccionar Exportar a PDF.
  • Rango de fechas de Gantt: Si su hoja de proyecto está en la vista de Gantt, entonces puede elegir incluir todas las fechas o un rango de fechas personalizado. Para no incluir el diagrama de Gantt en su exportación a PDF, cancele fuera de la caja y elija la vista de cuadrícula para su hoja.
  • Tamaño del papel: Elija el tamaño de su papel. Tenga en cuenta que algunas personas pueden querer imprimir el PDF, por lo que es aconsejable mantenerlo en un tamaño de papel estándar.
  • Márgenes: El valor predeterminado de 0,5 pulgadas es estándar, pero puede cambiarlo si lo desea.
  • Orientación: Elija entre retrato u horizontal. El paisaje probablemente funciona mejor si tiene muchas columnas.
  • Escalado: Puede ajustar el porcentaje para que los datos aparezcan más pequeños o más grandes en el PDF. También puede elegir Ajustar al ancho; sin embargo, esto puede resultar en un texto pequeño y difícil de leer si su hoja tiene muchas columnas para ajustarse al ancho de una sola página.
  • Opciones: La mayoría de ellas se explican por sí solas. Haga clic en el botón Editar para elegir qué columnas incluir en el PDF y marque o desmarque las casillas para incluir cosas como el logotipo, el nombre de la hoja, etc.

Una vez que haya terminado de elegir las opciones, haga clic en Aceptar y decida si desea abrir el PDF o guardarlo.

Figura 1: Opciones de exportación para PDF.

Fuente: smartsheet.com

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